¿Cuáles son las Principales Herramientas de la Gestión del Alcance según el PMI?
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Existen un conjunto de herramientas que el PMI recomienda para apoyar los procesos de gestión del alcance.
El PMI define 5 procesos para la gestión del alcance:
- Recopilar requisitos: En este proceso los interesados ayudan al PM a identificar todos lo requisitos del proyecto.
- Definir el alcance del proyecto: Aquí el PM estructura los requisitos y redacta el "Enunciado del alcance del proyecto".
- Crear la EDT: En este proceso el PM define los entregables del proyecto y los estructura en la "Estructura del desglose del trabajo EDT".
- Verificar el alcance: Aquí los interesados verifican los entregables producidos.
- Controlar el alcance: Aquí el PM verifica que se este cumpliendo la "Línea base del alcance" y propone las medidas correctivas necesarias.
A continuación se describen algunas de las principales herramientas que recomienda el PMI para los procesos recopilar requisitos y crear la EDT:
Recopilar requisitos
Lluvia de ideas: La lluvia de ideas nos puede ser útil cuando queremos estimular a los interesados a lanzar libremente ideas sobre los requisitos del proyecto con el fin de obtener gran cantidad de información que posteriormente podamos evaluar y utilizar en la definición del alcance.
La técnica de la lluvia de ideas tiene las siguientes características:
- Se realiza en grupo, esto es debido a que esta técnica sostiene que las personas son mas creativas cuando trabajan en grupo que cuando trabajan de forma individual.
- Se busca estimular la originalidad y la creatividad de los participantes.
- Se pide a los participantes que lancen ideas de forma libre.
- No se rechaza ninguna idea.
- Al inicio mas que calidad se busca cantidad.
- Al final las ideas se evalúan y se escogen las mejores.
Técnica Delphi: La técnica Delphi es muy útil cuando queremos obtener el consenso de un grupo de expertos sobre algún aspecto del proyecto, sobre todo cuando deseamos evitar que los expertos se vean influenciados por la opinión mayoritaria del grupo.
La técnica Delphi se realiza de la siguiente forma:
- Se envía a los expertos un cuestionario con preguntas relacionadas al tema que se desea tratar.
- Los expertos contestan las preguntas de forma anónima.
- Las respuestas se resumen y se envían a los expertos indicando los puntos en que hubo consenso y los puntos en que hubo divergencia.
- Adicionalmente al resumen de las respuestas, se envía un nuevo cuestionario con preguntas relacionadas a los puntos en divergencia.
- Este proceso se repite hasta que se obtiene el consenso entre los expertos.
Mapas mentales: Los mapas mentales nos pueden ayudar cuando queremos comprender o explicar algún aspecto complicado del proyecto.
Los mapas mentales son diagramas que muestran de forma radial las ideas relacionadas a por ejemplo una parte no comprendida del alcance del proyecto, un problema o cualquier otro tema que queramos desmenuzar.
Los mapas mentales no tienen un formato definido, su forma depende del uso que se le va dar y de la creatividad de la persona que lo elabora.
Diagrama de afinidad: Los diagramas de afinidad nos pueden ser muy útiles después de aplicar la técnica de lluvia de ideas, debido a que esta técnica organiza las ideas en categorías y nos permite ahondar en aspectos del proyecto que no habíamos tomado en cuenta.
Prototipos: Los prototipos son una buena opción cuando queremos obtener la retroalimentación que los interesados nos pueden ofrecer al interactuar con un modelo del producto del proyecto.
Crear la EDT
Estructura del desglose del trabajo EDT: Una vez que identificamos los requisitos del proyecto y definimos los entregables, el siguiente paso es estructurarlos en la EDT, la EDT organiza los entregables en una estructura jerárquica que nos ayuda a no pasar por alto alguna parte del alcance y ademas es una herramienta de comunicación para explicar el alcance a los interesados o al equipo de trabajo.
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