HABLEMOS SOBRE GESTIÓN DE PROYECTOS

Estimar el costo del proyecto significa estimar el costo de cada una de las actividades de la lista elaborada por la gestión del tiempo, con el fin de calcular el costo total del proyecto a través de la "Estimación ascendente".

El costo del proyecto debe incluir todos los esfuerzos relacionados al aseguramiento y control de la calidad, a este conjunto de costos se le llama "Costo de la calidad".

La gestión del riesgo también produce un conjunto de costos relacionados a la mitigación de los riesgos, estos costos se incluyen en la "Reserva de contingencia" y en la "Reserva de gestión" del proyecto.

El presupuesto toma todos los costos estimados y los distribuye entre las fases del proyecto. 

Ahora ¿Qué es Gestión del Costo para el PMI?, Para el PMI gestionar el costo significa que el proyecto debe contar con un presupuesto aprobado y que cumpla las restricciones, significa gestionar las variaciones en el presupuesto generados por las solicitudes de cambio, la gestión de la calidad o la gestión del riesgo, y por último significa vigilar que los gastos del proyecto no se alejen demasiado de lo presupuestado.

El principal objetivo de este proceso es estimar el costo de cada actividad del proyecto usando la lista de actividades elaborada por la gestión del tiempo.

Luego toma los costos estimados y obtiene el costo total del proyecto a través de la "Estimación ascendente".

Este proceso obtiene el presupuesto al distribuir los costos estimados entre las diferentes fases del proyecto.

El presupuesto debe incluir el "Costo de la calidad", el cual es el costo relacionado con el control y aseguramiento de la calidad.

Por último el presupuesto debe también incluir la "Reserva de contingencia" y la "Reserva de gestión", la reserva de contingencia abarca los costos relacionados a la ejecución de los planes de contingencia de la gestión del riesgo, la reserva de gestión es una reserva adicional de dinero para proteger el proyecto de riegos inesperados.

Este proceso tiene como fin detectar y corregir las desviaciones con respecto a la "Línea base del costo" a través de acciones preventivas y correctivas.

La "Línea base del costo" está conformado por los costos estimados más la "Reserva de contingencia".

El Valor Ganado es una buena herramienta de Gestión de Proyectos porque nos permite con cálculos sencillos conocer el estado del tiempo y el estado del costo de nuestro proyecto.

- EV (Valor Ganado): Valor en dinero del trabajo realizado.

- PV (Valor planificado): Valor en dinero del trabajo planificado.
- AC (Costo real): Costo real del trabajo realizado.

La Curva de Avance o Curva 'S' no es otra cosa que una gráfica que muestra el valor de estas métricas en el tiempo.


En la gráfica podemos ver a las tres métricas básicas, el PV es la curva de color negro, el EV es la curva de color verde y el AC es la curva de color rojo.

¿Qué podemos concluir de la gráfica?

Podemos concluir que al día de hoy estamos adelantados a nivel del cronograma ya que la curva del EV esta por encima del PV.

La segunda conclusión que podemos sacar es que al día de hoy estamos por encima del presupuesto ya que la curva del AC está por encima del EV, lo que significa que lo que hemos avanzado costo más de lo planificado.

De esta forma la Curva del Avance o Curva 'S' nos muestra rápidamente el estado del proyecto.

¿Qué más podemos ver en la gráfica?:

- Podemos ver la variación del cronograma SV al día de hoy, el cual se obtiene restando EV - PV, si este valor es igual a cero estamos cumpliendo el cronograma, si tiene un valor positivo estamos adelantados y si tiene un valor negativo estamos atrasados.

- Tambien vemos la variación del costo CV al día de hoy, el cual se obtiene de restar EV - AC, valores positivos indican que estamos debajo del presupuesto y valores negativos indican que estamos gastando más de lo presupuestado.

- BAC es el costo planificado del proyecto.

- EAC es el nuevo costo del proyecto basado en como se ha gastado hasta el día de hoy.


- Finalmente podemos ver la variación del costo del proyecto VAC que es la desviación con respecto a lo que se había planificado:

Las Fórmulas del Valor Ganado son sencillas y ayudan mucho al PM a controlar el proyecto ya que le permiten conocer el estado del tiempo y costo y hacer estimaciones con un solo conjunto de métricas.

El Valor Ganado tiene tres métricas principales:

- EV (Valor Ganado): Valor en dinero del trabajo realizado.

- PV (Valor planificado): Valor en dinero del trabajo planificado.

- AC (Costo real): Costo real del trabajo realizado. 

En base a estas métricas principales se generan un conjunto de métricas derivadas que podemos dividir en dos categorías:

Fórmulas para Conocer el Estado Actual del Proyecto

Estas fórmulas nos muestran el estado actual del tiempo y costo del proyecto.

- SV (Variación del cronograma): Si el valor de esta métrica es positiva estamos adelantados con respecto al cronograma, si es negativa estamos atrasados, si es cero estamos cumpliendo estrictamente el cronograma, su fórmula es:

El Valor Ganado es una herramienta muy útil de Gestión de Proyectos ya que nos permite conocer el estado de nuestro proyecto y realizar estimaciones con un solo conjunto de métricas.

Con un pequeño ejemplo vamos a tratar de explicar los conceptos básicos del Valor Ganado, imagine que su proyecto consiste en construir una cerca cuadrangular.

Lo planificado ...

Según lo planificado el proyecto deberá tomar 4 días, es decir que nos demoraremos 1 día en construir cada lado de la cerca, el costo total del proyecto según lo estimado deberá ser $ 400, es decir $ 100 por lado

El estado del proyecto al día 2 ...

Al día 2 solo hemos logrado construir 1 1/2 lados a un costo de $ 100.

El Valor Ganado tiene tres métricas principales:

- EV (Valor Ganado): Valor en dinero del trabajo realizado.

- PV (Valor planificado): Valor en dinero del trabajo planificado.
- AC (Costo real): Costo real del trabajo realizado.

Volviendo al ejemplo de la cerca podemos decir que al día 2 del proyecto estas métricas tienen los siguientes valores:

- EV: En vista que solo pudimos realizar 1 1/2 lados, el valor en dinero del trabajo realizado es $ 150.
- PV: Para el día 2 deberíamos haber construido 2 lados por lo tanto el valor en dinero del trabajo planificado es $ 200.
- AC: El costo real de haber realizado 1 1/2 lados es $ 100.

En base a las métricas principales se generan un conjunto de métricas derivadas que nos permiten conocer el estado del proyecto, dos de estas métricas son:

- SV (Variación del cronograma): Si el valor de esta métrica es positiva estamos adelantados con respecto al cronograma, si es negativa estamos atrasados, si es cero estamos cumpliendo estrictamente el cronograma, su fórmula es:

Ya terminamos de estimar la duración de cada actividad y nos esforzamos por obtener un cronograma realista ofreciendo varias opciones a los interesados para cumplir las restricciones del proyecto, el siguiente paso es estimar el costo del proyecto.

La gestión del costo tiene como fin obtener un presupuesto realista y aprobado para el proyecto.

De la gestión del tiempo obtuvimos las lista de actividades del proyecto así como su duración y secuencia, ahora deberemos estimar el costo de cada actividad.

El PMI define algunas categorías de costos:

- Costos fijos: Son independientes a la cantidad producida.

- Costos variables: Son directamente proporcionales a la cantidad producida.

- Costos directos: Relacionados directamente con el trabajo del proyecto.

- Costos indirectos: Son generales y pueden beneficiar a más de un proyecto.

Al definir los costos del proyecto debemos tener en cuenta todas las categorías esto incluye:

- Costos de las recursos: Materiales, personas, etc.

- Costos de la calidad: Todos los costos relacionados al control y aseguramiento de la calidad.

- Análisis de la reserva: Todos los costos relacionados a la gestión de riesgos, la "Reserva de contingencia" y la "Reserva de gestión".

No se espera que la precisión de la estimación sea exacta desde el inicio del proyecto, al inicio se espera que la precisión sea del +/- 50% aquí la estimación se le llama "Estimado aproximado del orden de magnitud (ROM)", durante la planificación se reduce a un intervalo entre -10% y + 25% aquí se le llama "Estimado del presupuesto", finalmente llega el "Estimado definitivo" que se da durante la implementación y es del +/- 10%.

La "Estimación ascendente" es una herramienta que nos permite obtener el costo total del proyecto ascendiendo desde el costo de las actividades hacia los paquetes de trabajo, hasta abarcar todo el costo del proyecto.

Con todo esto ya podemos definir el "Presupuesto del proyecto" el cual incluye la "Línea base de costos" más la "Reserva de gestión", a la vez la "Línea base de costos" incluye la "Reserva de contingencia" más los costos del proyecto.

El presupuesto ademas describe los costos en el tiempo, es decir el flujo de efectivo durante las fases del proyecto.

Ahora ¿Cómo saber si mi proyecto está controlado? Es decir si nos estamos saliendo del presupuesto, para esto usamos la técnica llamada "Valor ganado", está técnica es muy utilizada en la gestión de proyectos porque nos permite en un solo conjunto de métricas conocer el estado del costo y tiempo visualizado en una gráfica llama "Curva S", en base a esto podemos saber si debemos aplicar medidas correctivas o preventivas.