HABLEMOS SOBRE GESTIÓN DE PROYECTOS

Los portafolios y los programas ayudan a que los proyectos estén alineados con el planeamiento estratégico y que sean gestionados de la forma más eficiente.

Los proyectos son tareas temporales que tienen como objetivo crear un producto o un servicio cumpliendo restricciones de alcance tiempo y costo.

Es importante no confundir los proyectos con el trabajo operativo de la empresa, el trabajo operativo son las tareas repetitivas, por ejemplo, en una empresa minera la extracción de minerales o el mantenimiento de la maquinaria es trabajo operativo porque se realiza de forma constante.

Un programa son un grupo de proyectos que se gestionan de forma conjunta por una conveniencia administrativa, por ejemplo, si tenemos un grupo de proyectos para mejorar la infraestructura de una universidad podemos ejecutarlos en un programa con el fin de gestionar la compra de materiales de forma conjunta y reducir costos, compartir recursos, reducir riesgos al facilitar el intercambio de conocimiento, etc. 

Por último el portafolio son un conjunto de programas que tienen como fin alcanzar uno o más objetivos estratégicos de la empresa, los portafolios permiten a la empresa asegurar que todos sus proyectos cumplan con el planeamiento estratégico. 

En resumen podríamos decir que mientras los objetivos te indican el QUE las restricciones te indican el COMO.

Antiguamente se decía que los proyectos básicamente tenían tres restricciones llamadas la "Triple restricción":

El PMI actualmente considera que un proyecto tiene 7 restricciones:

Tal vez lo más importante que debemos entender sobre las restricciones es que están interrelacionadas, es decir que si nosotros modificamos una de las restricciones las demás se verán afectadas, por ejemplo:

- Si en un proyecto que desarrolla un software de contabilidad nos cambian el alcance solicitándonos que el software sea accesible desde teléfonos móviles entonces tal vez debamos alargar la duración del proyecto, o tal vez agregar nuevos recursos lo que aumentaría el costo del proyecto.

- Si en un proyecto de construcción de un nuevo edificio de departamentos nos reducen el presupuesto entonces tal vez tengamos que reducir la calidad de los materiales lo que puede disminuir la satisfacción del cliente.

En algunos proyectos no todas las restricciones tienen la misma importancia, es decir que en un proyecto pueden haber restricciones que no se pueden modificar, por ejemplo:

Los programas son grupos de proyectos que se gestionan de forma conjunta por razones administrativas.

Las razones para decidir agrupar proyectos en un programa pueden ser por ejemplo:

- Para agrupar proyectos que están alineados a un mismo objetivo táctico de la organización.
- Para reducir costos.
- Para reducir riesgos.

Para cada objetivo estratégico, la organización crea un portafolio el cual contiene los proyectos y programas relacionados a ese objetivo.

Los programas a su vez no solo están conformados por proyectos sino que pueden contener otros programas.

Los portafolios y los programas permiten organizar los proyectos de forma jerárquica, lo cual es útil en organizaciones con una gran cartera de proyectos, además aseguran que los proyectos sigan el planeamiento estratégico y que sean gestionados de la forma más eficiente.

Algunos ejemplos de programa pueden ser:

- Un conjunto de proyectos de desarrollo de software para la organización cuyo objetivo táctico es la automatización de los procesos y que comparten recursos como analistas de sistemas, arquitectos de software, programadores, etc.

- Proyectos que usan los mismos insumos por lo que se pueden reducir costos gestionando la relación con los proveedores de una forma conjunta.

- Proyectos que necesitan entregables de otros proyectos y que deben ser ejecutados siguiendo una secuencia, pueden ser gestionados en un programa. 

El trabajo operativo nunca debe de ser confundido con un proyecto.

El trabajo operativo son actividades que se realizan de forma continua en la organización a diferencia de un proyecto que tiene un inicio y un fin.

Algunos ejemplos de trabajo operativo son:

- La construcción de un auto en una empresa automotriz es trabajo operativo porque la empresa lo realiza de forma continua.

- Los procesos contables también son trabajo operativo porque se realizan mensualmente.

- Todo el trabajo relacionado con el pago de impuestos se realiza de forma mensual por lo tanto es trabajo operativo.

- El pago de planillas también es trabajo operativo ya que las empresas deben hacer este proceso todos los meses.

Algunos ejemplos de proyectos son:

- El diseño de un nuevo producto solo se realiza una vez por lo tanto es un proyecto.

- La construcción de una refinería es un proyecto porque tiene un inicio y un fin.

- El desarrollo de un software de contabilidad para una empresa al ser un trabajo temporal también se debe considerar como un proyecto.

- La mejora de un proceso se podría realizar a través de un proyecto porque es un trabajo que se realizará de forma temporal.

En algunos casos determinar si una actividad es trabajo operativo o proyecto depende del contexto, por ejemplo publicar un libro puede ser tomado como un proyecto si lo realizas una vez pero si eres una empresa editorial esto será parte de tu trabajo operativo.

Es importante entender esta diferencia solo para no cometer el error de intentar gestionar como un proyecto una actividad que nos es temporal sino que es parte del trabajo operativo de la empresa.

"Cumplan sus objetivos dentro de las restricciones de alcance, tiempo y costo".

"Alcancen los niveles de calidad definidos".

"Minimicen los riesgos".

"Maximicen la satisfacción del cliente".

Según el PMI la gestión de proyectos se divide en 5 grupos de proceso y 10 áreas de conocimiento.

Los grupos de proceso nos indican cual es la secuencia de actividades que se necesitan para dirigir un proyecto.

Las áreas de conocimiento son los diferentes aspectos que se deben tener en cuenta para gestionar un proyecto como por ejemplo la calidad, el riesgo, la comunicación, etc.

1. Iniciación: En este proceso se aprueba formalmente el proyecto y se realiza una planificación de alto nivel.

2. Planificación: Aquí se define como se planificará, ejecutará y se dará seguimiento y control al proyecto.

3. Ejecución: En este proceso se realiza el trabajo del proyecto y se hacen las mediciones de rendimiento que serán usadas durante el seguimiento y control del proyecto.

4. Seguimiento y control: Durante este proceso se verifica a través de las mediciones de rendimiento si el proyecto está cumpliendo con lo planificado, si se detecta que el proyecto se aleja de lo planificado se toman las medidas correctivas necesarias.

5. Cierre: Se entrega el producto al cliente, se hace el cierre administrativo del proyecto y se registra la información histórica y las lecciones aprendidas.

"Un proyecto es una tarea temporal, es decir tiene un principio y un final".

"Su objetivo es crear un producto, un servicio o resultado único".

"Todo proyecto debe tener un plan realista y aprobado que le permita alcanzar su objetivo cumpliendo las restricciones de alcance, tiempo y costo".

Ahora si queremos saber que es lo que la gestión ágil entiende por proyecto podemos buscar el concepto de proyecto de SCRUM, la definición es ligeramente distinta:

"Un proyecto es una empresa de colaboración".

"Tiene como fin obtener un producto o servicio que está definido en la visión del proyecto".

"Los proyectos son afectados por restricciones como el alcance, tiempo y costo".

Al comparar los conceptos podemos darnos cuenta que la gestión tradicional le da énfasis a tener un plan y la gestión ágil quiere que tengamos en cuenta desde un inicio que realizar un proyecto significa trabajar en equipo.

¿Cuál es el concepto correcto? La respuesta es que no hay una definición correcta, son dos puntos de vista igual de útiles que nos ayudan a darnos cuenta cual es el enfoque de estos dos tipos de gestión.